Với sự phát triển của công nghệ, các doanh nghiệp đang dần thay thế các cuộc họp truyền thông bằng mô hình họp hội nghị truyền hình trực tuyến. Giải pháp họp trực tuyến không chỉ đem lại hiệu quả cao trong công việc mà nó còn là biện pháp giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí. Đây là lợi ích không thể không công nhận của hội nghị truyền hình trực tuyến.

Cũng từ những cuộc họp trực tuyến, các doanh nghiệp hiện nay cũng đang triển khai mô hình phòng họp không giấy. Khi kết hợp cả hai mô hình với nhau, rất nhiều doanh nghiệp đã nhận ra những ưu điểm vượt trội cũng như những tính năng nổi bật mà giải pháp họp trực tuyến mang lại.

Với tính năng chi sẻ tài liệu dễ dàng qua phần mềm họp trực tuyến, bạn có thể gửi tài liệu, báo cáo, số liệu cho những người tham gia phòng họp mà không cần in trực tiếp ra giấy.

Bên cạnh đó, phần mềm họp trực tuyến có chức năng ghi hình cuộc họp. Chính vì thế, khi bạn bận việc đột xuất không thể tham gia cuộc họp, bạn vẫn có thể xem lại toàn bộ diễn biến cuộc họp cũng như các kế hoạch đã được triển khai trong cuộc họp. Nhờ vậy mà bạn sẽ nắm được rõ tình hình mà không bị bỏ sót bất kỳ thông tin nào trong cuộc họp.

Hơn nữa, đối với các cuộc đào tạo trực tuyến, khám chữa bệnh từ xa thì việc học hỏi, ghi hình để làm tư liệu rất quan trọng. Chính vì thế, khi sử dụng phần mềm họp trực tuyến Naviconference, bạn không cần sử dụng các thiết bị máy quay chuyên nghiệp để ghi hình mà chỉ cần một vài thao tác đơn gairn là xong.

Vì thế, khi áp dụng phần mềm họp trực tuyến để triển khai mô hình phòng họp không giấy là một phương pháp rất hữu hiệu đem lại cho các doanh nghiệp, tổ chức rất nhiều lợi ích như:

Về mặt hiệu quả

Khi có bất kì vấn đề hoặc thay đổi trong kế hoạch phát triển dự án, mọi người có thể họp bàn ngay lập tức để đưa ra các phương án triển khai. Nếu như có những thành viên không thể tham gia bào cuộc họp thì cũng có thể nắm rõ được kế hoạch đã đề ra. Như vậy, thông điệp truyền đi sẽ chính xác và hiệu quả hơn.

Đây là giải pháp xanh dành cho các doanh nghiệp, tổ chức

Hiện nay, vấn đề bảo vệ môi trường đang được quan tâm rất nhiều và các doanh nghiệp cũng đang có những kế hoạch bảo vệ môi trường sống. Chính vì thế, khi sử dụng giải pháp họp trực tuyến, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ tạo ra hiệu quả tốt hơn trong công việc và tránh được sự lãng phí không cần thiết cho văn phòng công ty. Giải pháp “phòng họp không giấy” không chỉ là phương án giúp bảo vệ môi trường mà đây còn là giải pháp tối ưu hóa không gian cho các tổ chức, doanh nghiệp.

Giải pháp kinh tế cho các tổ chức, doanh nghiệp

“Phòng họp không giấy” không chỉ là giải pháp giảm thiểu chất thải ra ngoài môi trường, đây còn là một giải pháp kinh tế cho các tổ chức, doanh nghiệp. Mọi người luôn hiểu sai khi sợ sử dụng phần mềm họp trực tuyến sẽ luôn đắt hơn các cuộc họp bằng giấy truyền thống. Nhưng đây chỉ là chi phí ban đầu mà các doanh nghiệp phải bỏ ra.

Nếu sử dụng phương pháp họp tuyền thống, bạn sẽ phải bỏ ra các khoản chi phí để in tài liệu, tổ chức cuộc họp,… Các khoản chi phí mỗi lần bỏ ra khá nhỏ nhưng gộp lại, khoản tiền bạn phải bỏ ra còn lớn hơn khi bạn đầu tư sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến.

Trên đây chỉ đưa ra những lý do cơ bản để bạn thấy được những ưu điểm khi sử dụng hội nghị truyền hình trực tuyến. Mỗi doanh nghiệp sẽ đều chọn những cách tốt nhất để sử dụng công nghệ. Nhưng chắc chắn là khi sử dụng giải pháp họp trực tuyến để phát triển mô hình phòng họp không giấy sẽ đem lại hiệu quả kinh tế và tiện lợi hơn nhiều so với cuộc họp giấy truyền thống.

Để triển khai mô hình “Phòng họp không giấy” thì doanh nghiệp của bạn nên tìm hiểu sâu hơn về phần mềm họp trực tuyến. Và nếu bạn muốn tìm một đơn vị chuyên cung cấp giải pháp họp trực tuyến, hãy đến với Namviet Telecom.